A gestão de tempo é um fator fundamental para o sucesso de projetos e, de forma geral, das empresas como um todo. De fato, essa atividade permite medir a produtividade dos colaboradores, estipular prazos adequados e, além disso, avaliar os efeitos de mudanças de processos, adoção de ferramentas ou tecnologias, etc.
Quando feita de forma eficaz, a gestão de tempo contribui para melhorar o desempenho das equipes, o que, por sua vez, resulta em melhores resultados para as empresas.
No entanto, gerir o tempo também pressupõe um acompanhamento da realização das atividades, identificando pontos de melhoria e gargalos que devem ser evitados. Para isso, o uso de ferramentas apropriadas é essencial.
A seguir, você vai descobrir algumas dicas de como melhorar a gestão de tempo, bem como ferramentas que podem ajudá-lo a otimizar a produtividade. Confira!
1. Comunicação
Uma comunicação clara e objetiva é crucial para determinar prazos que possam ser cumpridos, bem como evitar ruídos de comunicação que possam gerar retrabalhos.
Esse ponto é fundamentalmente importante quando há profissionais em atividades remotas, uma vez que não é possível tirar dúvidas rapidamente. Inclusive, as empresas precisam se preparar para essa realidade. Segundo levantamento do ReimagineHR, a demanda por essa modalidade de serviço deve crescer 30% até 2030.
Ferramentas como o Google Chat, aplicação presente no G Suite, permite a comunicação instantânea e eficaz, possibilitando tirar dúvidas pontuais ou fornecer orientações precisas de forma rápida e fácil.
Outras opções, também presentes no G Suite, são o envio de e-mail, pelo Gmail, com instruções detalhadas ou ainda compartilhá-las em um arquivo no Google Drive, para que todos tenham acesso sempre que precisar.
Esse recurso é funcional porque mantém os registros das interações. Logo, caso surjam dúvidas futuras ou esquecimento, é possível consultar o histórico e relembrar o que foi dito.
2. Colaboração
A colaboração é um fator que favorece fortemente a uma gestão de tempo mais eficaz. Isso acontece porque, em função da interdependência de atividades, os funcionários tendem a se tornar mais responsáveis e participativos.
Além disso, as atividades colaborativas permitem que funcionários e equipes se ajudem mutuamente, compartilhando ideias, experiências e conhecimento.
Nesse sentido, o G Suite é uma ótima solução que pode auxiliar a sua empresa a desenvolver atividades colaborativas de forma mais eficaz.
Trata-se de um conjunto de ferramentas de produtividade integradas, que permitem a edição simultânea, o compartilhamento instantâneo e a automação de processos, permitindo que as atividades sejam realizadas muito mais rapidamente.
3. Cronograma
Utilize cronogramas compartilhados para manter todos atualizados acerca dos prazos. Você pode criar lembretes para sua equipe, para que as atividades essenciais não sejam esquecidas.
Além disso, uma ferramenta como o Agenda, presente no G Suite, facilita o agendamento de reuniões, uma vez que é possível verificar a disponibilidade dos colaboradores com apenas alguns cliques.
4. Videochamada
A gestão de tempo também implica na eliminação de atividades desnecessárias. O deslocamento, em muitos casos, é uma delas.
Atualmente, grande parte das reuniões podem ser realizadas por videoconferência, evitando contratempos, como trânsito, filas para identificação, etc. Recentemente, esse tipo interação ganhou ainda mais destaque, em função da pandemia causada pelo novo coronavírus.
O Google Meet, que também está presente no G Suite, é uma das soluções mais eficazes e seguras disponíveis no mercado e conta com todos os recursos necessários para que você realize videoconferências com qualidade de áudio e vídeo.
Quando necessário, você ainda pode salvar o vídeo da reunião no Google Drive, para realizar consultas posteriores ou para disponibilizá-la para pessoas que não puderam estar presente no momento da realização.
5. Automação
A automação de atividades é a melhor forma de ajudar seus colaboradores a serem mais produtivos. Logo, é uma estratégia essencial para melhorar a gestão de tempo.
Nesse sentido, vale investir em uma estratégia de APIs para permitir a integração entre diferentes aplicações e, assim, otimizar a produtividade.
De fato, o G Suite por si só já contribui para automação de diversas atividades, uma vez que suas ferramentas são integradas. Por exemplo, ao adicionar um evento na sua agenda, você pode compartilhá-lo por e-mail com seus contatos automaticamente.
6. Acompanhamento e feedback
Finalmente, para uma gestão de tempo eficaz, é preciso realizar um acompanhamento para avaliar o andamento das atividades, identificar possíveis erros, sugerir melhorias, etc.
As ferramentas de criação do G Suite, tais como o Google Docs e Google Sheets, permitem o acesso simultâneo de todas as pessoas que possuam permissão.
Dessa forma, é possível avaliar a evolução dos trabalhos, realizar revisões ou mesmo colaborar com a conclusão de atividades de forma rápido e fácil. Além disso, elas possibilitam que sejam feitos comentários nos arquivos, para ajudar ou orientar na execução das tarefas.
Você ainda pode adotar o feedback de todos na realização de atividades, utilizando a aplicação Formulários, também presente no G Suite, para captar as percepções e sugestões de seus colaboradores.
Fonte: SantoDigital
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